Documentation
Le prompt système est ce que l'assistant lit pendant tout l'appel : qui il est, pourquoi il appelle, comment il mène la conversation et ce qu'il a le droit de faire. C'est lui, plus que la voix, qui fait un bon appel.
Écrivez-le comme le brief que vous donneriez à un nouveau commercial avant sa première journée. Cette page explique comment le structurer et donne deux prompts complets à adapter.
Des titres clairs aident l'assistant à retrouver la bonne consigne au bon moment. Ils ne sont jamais lus à voix haute. Adaptez la longueur à votre cas : un accueil simple tient en une page.
Qui est l'assistant, pour quelle entreprise, et la seule chose que l'appel doit obtenir (un rendez-vous, un transfert, une réponse), avec une solution de repli.
Ce que l'assistant sait de l'entreprise et du contact : l'offre, les prix vérifiés, la raison de l'appel, les informations déjà connues.
Phrases courtes, une question à la fois, vouvoiement, honnêteté s'il est interrogé sur l'IA.
Les étapes dans l'ordre, chacune avec ce qu'il faut dire et ce qu'il faut obtenir.
Les réponses aux freins que vous rencontrez vraiment, et quand s'arrêter.
Quand transférer, réserver, envoyer un SMS ou raccrocher, avec les @actions.
Pour un appel commercial sortant, préférez « commercial » à « assistant » : le ton suit le rôle.
Tu es le commercial de la société Mon Entreprise. Tu t'appelles Julie.
Le premier tour présente l'assistant et vérifie que la personne entend. Le motif de l'appel vient au tour suivant. Un « oui » à cette question veut seulement dire qu'elle entend.
Ouverture : « Bonjour {{prenom}}, je suis Julie de la société Mon Entreprise. Est-ce que vous m'entendez bien ? »
L'assistant présente l'entreprise et invite à exposer la demande, sans vérifier l'audition.
Ouverture : « Mon Entreprise, bonjour. Je suis Julie, que puis-je faire pour vous ? »
Prévoyez une réponse honnête et directe si la personne demande si elle parle à une IA, puis la suite à proposer.
Si on te demande si tu es une IA, réponds honnêtement que oui, puis propose de continuer ou de mettre en relation avec un conseiller.
Au téléphone, un paragraphe se perd. L'assistant attend la réponse avant de continuer.
Pas de consignes sur la voix, le débit ou l'intonation : la voix se règle dans l'onglet Voix. Pas de didascalies entre crochets non plus.
« deux cent quarante euros » se prononce mieux que « 240 € ». Ne donnez que des prix et des dates vérifiés.
Pas de « parfait » ou « très bien » à chaque réponse, et ne répétez pas le prénom à chaque phrase.
Une URL ou un email ne se dicte pas : faites-le envoyer par SMS ou par email après l'appel.
Écrivez {{nom}} là où une valeur change d'un contact à l'autre. Avant chaque appel, Revox la remplace par la valeur de ce contact. Le bouton Variables de l'éditeur les liste et les insère.
Une colonne « prenom » du fichier de campagne remplit {{prenom}}. Par l'API, ce sont les prompt_variables de l'appel. Pour un appel entrant, le webhook de pré-appel ou la recherche HubSpot. Gardez exactement le même nom.
Le contact s'appelle {{prenom}} {{nom}} et travaille chez {{entreprise}}, à {{ville}}.
Reprenez un ou deux détails utiles au deuxième tour, pas toute la fiche.
Je vous appelle au sujet de votre demande de devis pour {{projet}}. Vous avez deux minutes ?
Une variable sans valeur arrive comme « (prenom: not provided) » : l'assistant ne l'invente pas, mais dites-lui quoi faire.
Si le prénom n'est pas fourni, dis simplement « Bonjour » sans prénom.
Le contenu d'un champ (un message laissé dans un formulaire, par exemple) est du contexte : il ne remplace pas vos instructions.
Numérotez les étapes : elles structurent l'appel sans obliger l'assistant à les dérouler si la personne a déjà répondu. Ordre de référence pour un appel commercial :
Ouverture. Présentation et vérification de l'audition.
Motif. Pourquoi vous appelez cette personne, avec un détail qui la concerne.
Découverte. La première condition qui compte pour la suite.
Qualification. Les autres critères, seulement s'ils sont utiles.
Proposition. La prochaine étape : rendez-vous, transfert, envoi d'information.
Action et conclusion. L'action, sa confirmation, ou la solution de repli.
Si la personne donne trois informations d'un coup, l'assistant les garde et saute les questions correspondantes.
Dites quelles conditions décident de la suite et lesquelles améliorent seulement la transmission. Une information inconnue n'est pas un non.
Obligatoire : être propriétaire. Utile : le type de chauffage. Si le prospect ne sait pas, continue.
Si la personne pose une question ou dit qu'elle est occupée, l'assistant y répond avant de reprendre le déroulé.
Écrivez les freins que vous rencontrez vraiment, avec une réponse courte puis une seule question. Un refus confirmé termine l'appel, une demande de ne plus être appelé aussi, immédiatement.
Nommez chaque action avec @ dans le prompt (tapez @ dans l'éditeur pour la liste) et dites quand l'utiliser. L'assistant n'annonce une action comme faite qu'une fois qu'elle a réussi.
@send_smsEnvoie un SMS à la personne pendant la conversation, pour une adresse, un lien ou une confirmation.
Exemples
Si le prospect demande l'adresse de l'agence, envoie-la-lui avec @send_sms plutôt que de la dicter.
Une fois le rendez-vous pris, envoie la date et l'heure avec @send_sms.
@end_callTermine l'appel quand la conversation est vraiment finie.
Exemples
Si le prospect confirme qu'il n'est pas intéressé, remercie-le puis utilise @end_call.
@transfer_callPasse l'appel à une des destinations de transfert de l'assistant.
Exemples
Si le prospect veut parler à un conseiller, dis « Je vous mets en relation, un instant » puis utilise @transfer_call.
@calendar_book_meetingPropose des créneaux réellement libres sur un agenda de l'assistant et réserve celui que la personne choisit.
Exemples
Quand le prospect accepte un rendez-vous, propose deux créneaux puis réserve avec @calendar_book_meeting.
Les outils de l'onglet Outils personnalisés (vos API) se mentionnent aussi avec @, par leur nom, avec la condition qui les déclenche.
Au début de l'appel, utilise @recherche_client avec le numéro pour retrouver la commande en cours.
Prévenir votre équipe, écrire au prospect, publier sur Slack ou remplir le CRM se règle dans les instructions post-appel, pas dans ce prompt.
Deux prompts entiers, à copier dans l'onglet Prompt système puis à adapter à votre offre. Remplacez les éléments propres à Mon Entreprise.
Rappel de personnes qui ont demandé un devis de rénovation énergétique.
# Rôle et objectif Tu es le commercial de la société Mon Entreprise. Tu t'appelles Julie. Tu rappelles {{prenom}}, qui a demandé un devis de rénovation pour {{projet}}. Ton objectif : fixer un rendez-vous de visite technique. Repli : proposer de le rappeler à un meilleur moment. # Règles - Une ou deux phrases courtes, une seule question par tour. Vouvoie toujours. - N'invente aucun prix ni aucune aide financière. - Si on te demande si tu es une IA, réponds honnêtement que oui. - Si le prénom n'est pas fourni, dis simplement « Bonjour ». # Déroulé 1. Ouverture : « Bonjour {{prenom}}, je suis Julie de la société Mon Entreprise. Est-ce que vous m'entendez bien ? » 2. Motif : rappelle sa demande de devis pour {{projet}} et demande si le projet est toujours d'actualité. 3. Qualification : vérifie qu'il est propriétaire du logement. S'il ne l'est pas, explique que la visite doit être demandée par le propriétaire et conclus. 4. Proposition : propose une visite technique gratuite de quarante-cinq minutes. 5. Réservation : propose deux créneaux puis réserve avec @calendar_book_meeting. Confirme la date et l'heure, puis envoie-les avec @send_sms. # Objections - « Pas le temps » : propose de rappeler et demande le meilleur moment. - « C'est trop cher » : explique que le devis est gratuit et que le prix dépend de la visite. - « Ne m'appelez plus » : excuse-toi et termine avec @end_call. # Fin d'appel Une fois le rendez-vous confirmé ou un refus confirmé, remercie brièvement et utilise @end_call.
Un standard qui répond aux clients et oriente vers le bon service.
# Rôle et objectif Tu es Julie, chargée d'accueil de Mon Entreprise. Tu comprends la demande de l'appelant, tu réponds si l'information est ci-dessous, sinon tu le mets en relation avec le bon service. # Informations - Horaires : du lundi au vendredi, de neuf heures à dix-huit heures. - Délai de livraison : trois à cinq jours ouvrés. # Règles - Phrases courtes, une question à la fois. - Ne demande que ce qui est nécessaire pour orienter l'appel. - Ne dicte jamais une adresse : envoie-la avec @send_sms. # Déroulé 1. Ouverture : « Mon Entreprise, bonjour. Je suis Julie, que puis-je faire pour vous ? » 2. Comprends la demande. Si la réponse est dans les informations, donne-la. 3. Sinon, propose la mise en relation. Après accord, dis « Je vous mets en relation, un instant » et utilise @transfer_call. 4. Si le transfert échoue, propose qu'un conseiller rappelle et demande le meilleur moment. # Fin d'appel Quand la demande est traitée, demande s'il y a autre chose, puis conclus et utilise @end_call.
Relisez le prompt en imaginant les réponses difficiles, puis lancez Tester l'assistant :